Informacja z realizacji kontroli zarządczej w Urzędzie Gminy Olszanka oraz jednostkach organizacyjnych za 2019 rok

Olszanka, dn. 23 marzec 2020r.

SG.1712. 3.2020

Pani Aneta Rabczewska

Wójt Gminy Olszanka

Informacja z realizacji kontroli zarządczej w Urzędzie Gminy Olszanka

oraz jednostkach organizacyjnych za 2019 rok

Zasady organizacji i funkcjonowania  kontroli zarządczej w Urzędzie Gminy Olszanka reguluje Zarządzenie Nr WG-VI-12-2012 Wójta Gminy Olszanka z dnia 14 lutego 2012r. z późn. zmianami. Powyższa informacja sporządzona została w oparciu o § 24 ust.7  Zarządzenia.

Zgodnie z cyt. wyżej Zarządzeniem oraz w oparciu o standardy kontroli zarządczej wymienione w Komunikacie Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych oraz w oparciu o Komunikat Nr 6 Ministra Finansów z dnia 6 grudnia 2012 roku w sprawie szczegółowych wytycznych dla sektora finansów publicznych w zakresie planowania i zarządzania ryzykiem,  w Urzędzie Gminy Olszanka zrealizowano następujące zadania:

1. Plan działalności Urzędu Gminy Olszanka na 2019r.
   1. Plany działalności Urzędy Gminy na 2019 rok, obejmujące funkcje, cele i zadania oraz monitorowanie ich realizacji zostały w miesiącu lutym i marcu 2019 roku sporządzone przez Kierowników Referatów oraz merytoryczne stanowiska pracy Urzędu .
   2. Arkusz identyfikacji, oceny i analizy ryzyka w zakresie realizacji celów i zadań w 2019r. sporządzony został przez poszczególne merytoryczne stanowiska pracy Urzędu Gminy. Arkusz obejmuje opis celów i zadań, opis ryzyka, ocenę ryzyka w skali od 1 do 3 , poziom istotności ryzyka oraz opis sposobu przeciwdziałania ryzyku.
   3. W m-cu marcu 2020r. poszczególne   stanowiska pracy Urzędu przedłożyły Sprawozdania z realizacji celów i zadań Urzędu Gminy wynikających z planów na 2019r. Sprawozdania obejmowały opis funkcji, opis realizowanych celów i wynikających z nich zadań, sposób realizacji zadań, stopień realizacji celów i zadań z określeniem mierników realizacji (wielkość pożądana, a wielkość uzyskana) oraz opis przyczyny niezrealizowania planowanych celów i zadań.
   4. W miesiącu marcu 2020r. merytoryczne stanowiska pracy, które na 2019 rok planowały realizację kontroli wewnętrznych i zewnętrznych,  sporządziły sprawozdania z realizacji tej kontroli.
      
      Dokumenty, o których mowa w ust. 1-4 znajdują się na stanowisku Sekretarza Gminy Olszanka
       
2. Kontrole wewnętrzne
   1. W roku 2019 zostały zrealizowano następujące kontrole wewnętrzne wynikające z Planów  kontroli:
      1. Kontrole w zakresie realizacji zadań publicznych zlecanych na podstawie otwartych konkursów ofert
         1. realizacja zadań w zakresie upowszechniania kultury fizycznej:
            kontrolę przeprowadzono w organizacjach pozarządowych tj.  Gminne Zrzeszenie LZS Olszanka, Uczniowski Klub Sportowy VICTORIA Przylesie.
            Kontrole miały na celu sprawdzenie  realizacji zleconych  zadań pod względem finansowym, merytorycznym oraz wykorzystania dotacji zgodnie z przeznaczeniem. Zweryfikowane zostały faktury, rachunki i umowy z dostawcami i wykonawcami poszczególnych działań.
            
            Dokumentacja z przeprowadzonej kontroli znajduje się na stanowisku Inspektora ds. Zdrowia i BHP.
             
      2. Kontrole w zakresie działalności Referatu Inwestycji, Rolnictwa i Ochrony Środowiska
         W 2019 roku zostały przeprowadzone dwie kontrola na stanowiskach pracy w Referacie,  obejmujące następujący zakres:
         1. weryfikacja wniosków składanych do instytucji finansowych oraz weryfikacja dokumentacji przetargowych,
         2. terminowość wydawania decyzji dotyczących wycinki drzew zgodnie z prawem,
         3. terminowość wydawania decyzji środowiskowych, prowadzenie spraw bieżących zgodnie z ustawą o gospodarce odpadami,
         4. terminowość załatwiania spraw w zakresie zawierania umów na zajęcie pasa drogowego, wydawania zgody na wejście w teren z robotami, prowadzenie spraw bieżących.
            
            Kontrole przeprowadził Kierownik Referatu, nieprawidłowości w kontrolowanym zakresie nie stwierdzono.
      3. Kontrole w zakresie działalności Skarbnika Gminy.
         W 2019 roku przeprowadzona została kontrola na stanowisku ds. wymiaru podatków i opłat. Kontroli poddano poprawność doręczania decyzji dla podatników na przykładzie trzech miejscowości: Czeska Wieś, Janów, Obórki. Dokumentacja z przeprowadzonej kontroli znajduje się na stanowisku Skarbnika Gminy.
   2. Inne kontrole
      W 2019 roku przeprowadzono 13 kontroli w zakresie aktualizacji ewidencji zbiorników bezodpływowych i ewidencji przydomowych oczyszczalni ścieków.  Ponadto przeprowadzono trzy kontrole w zakresie  gospodarki odpadami, odprowadzania ścieków komunalnych , utrzymania zwierząt domowych . Kontrole przeprowadzone zostały przez pracowników Referatu Inwestycji, Rolnictwa i Ochrony Środowiska Urzędu Gminy Olszanka . Protokoły kontroli znajdują się w aktach kontroli zarządczej Urzędu Gminy.
3. Oświadczenia o stanie kontroli zarządczej.
   Do dnia 31 stycznia  2020r. kierownicy jednostek organizacyjnych Gminy złożyli oświadczenie o stanie kontroli zarządczej za 2019 rok.  Kierownicy jednostek oświadczyli , że w jednostkach zorganizowano i zapewniono adekwatny, skuteczny i efektywny system kontroli zarządczej, w ramach funkcjonującego systemu kontroli zapewniono realizację celów kontroli , tj. zgodność działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, skuteczność i efektywność działania, wiarygodność sprawozdań, ochronę zasobów, przestrzeganie i promowanie zasad etycznego postępowania w jednostce, efektywność i skuteczność przepływu informacji, zarządzanie ryzykiem. Kierownicy jednostek oświadczyli, że w  systemie kontroli uwzględniono standardy kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych. Do oświadczeń dołączono część opisową o podjętych działaniach  w zakresie realizacji standardów kontroli zarządczej w 2019 roku w następujących obszarach : środowisko wewnętrzne, cele i zarządzanie ryzykiem, mechanizmy kontroli, informacja i komunikacja oraz monitorowanie i ocena
4. Samoocena kontroli zarządczej.
   Na podstawie § 21 ust. 4 i 5 Zarządzenia Nr WG-VI-12-2012 Wójta Gminy Olszanka z dnia 14 lutego 2012r. z późn. zmianami ,  Kierownicy komórek organizacyjnych  oraz pracownicy Urzędu w miesiącu styczniu 2019r. złożyli Arkusz samooceny kontroli zarządczej w 2019 roku.  Pracownicy dokonali samooceny pod względem realizacji standardów kontroli zarządczej. Arkusze samooceny stanowią dokumentację kontroli zarządczej i znajdują się na stanowisku Sekretarza Gminy.
5. Inna działalność.
   W ramach bieżącej działalności Urzędu oraz działalności podległych jednostek organizacyjnych, Wójt Gminy Olszanka w 2019 roku wydał Zarządzenia  dot. wprowadzenia lub zmiany uregulowań wewnętrznych w zakresie finansowym i organizacyjnym. Wydane przez Wójta Gminy Olszanka Zarządzenia znajdują się w Urzędzie Gminy oraz są udostępnione na stronie bip.olszanka.pl w zakładce : Akty prawne.

Sporządziła: E. Rosińska – Sekretarz Gminy

 Olszanka, dn. 23 marzec 2020r.

Załączniki:

Skan dokumentu